Tipi e fasi principali della comunicazione d'impresa

La comunicazione d'impresa è parte integrante della vita della società moderna. Ogni giorno al lavoro, le persone con un certo status e che occupano una posizione particolare ricorrono a vari tipi di esso e osservano rigorosamente le regole pubbliche e private dell'etichetta aziendale. Una comunicazione aziendale correttamente strutturata porterà anche un manager alle prime armi al successo del raggiungimento dell'obiettivo.

Dietro il concetto di comunicazione aziendale c'è un tipo di comunicazione, il cui scopo non è il processo di negoziazione in sé, ma la soluzione di un problema specifico o il raggiungimento di un obiettivo specifico, che è vincolante per tutti i partecipanti alla conversazione e si trova al di fuori il processo di comunicazione stesso.

Questo tipo di comunicazione si differenzia dagli altri tipi per la presenza delle seguenti circostanze:

• scopo, motivo o attività dovrebbero essere comuni a tutti gli interlocutori;
• i negoziatori si trovano in un intervallo spazio-temporale comune: le comunicazioni aziendali possono avvenire in qualsiasi organizzazione, gruppo o squadra;
• tutti i partecipanti a questo processo sono interconnessi, i ruoli sociali sono chiaramente distribuiti tra di loro e si costruisce una gerarchia di comunicazione;
• la comunicazione in questo contesto ha regole rigide che devono essere rispettate da tutti i partecipanti, indipendentemente dallo status: le norme di comportamento in un ambiente di lavoro sono il galateo aziendale.

Le regole di base dell'etichetta aziendale includono quanto segue:

• Gli interlocutori aziendali dovrebbero aderire a un certo stile di comunicazione, formulare in modo chiaro e conciso il proprio pensiero, fornire argomentazioni pesanti a favore del proprio punto di vista e saper ascoltare e sentire l'interlocutore. Questo ti aiuterà ad avere una conversazione produttiva senza sottrarre tempo agli uomini d'affari.
• Con tale comunicazione, i partecipanti alla conversazione dovrebbe essere il più educato possibile... Gli incontri di lavoro perseguono una sorta di vantaggio, quindi a volte devi comunicare con persone non molto piacevoli.
• Parole comprensibili e frasi semplici sono inerenti a questo stile. Espresso in termini complessi e parole straniere, puoi fuorviare una persona o addirittura offenderla. A sua volta, ciò interferirà con il raggiungimento dell'obiettivo prefissato.

La comunicazione aziendale svolge tre funzioni principali che hanno diversi obiettivi finali e principi di impatto umano:

• Informazione e comunicazione la funzione prevede la raccolta e la formazione di informazioni specifiche da parte dei partecipanti alla conversazione, nonché lo scambio di conoscenze accumulate nel processo di negoziazione.
• Normativa e comunicativa la funzione è finalizzata alla correzione del comportamento dei partecipanti alla comunicazione. Durante la comunicazione aziendale, il soggetto regola non solo il proprio modello di comportamento, ma anche gli altri partecipanti alla conversazione. Per eseguire questa funzione, sono adatti i seguenti metodi: persuasione o suggerimento nell'ambito dell'etichetta vocale, comportamento di copiatura.
• Efficacemente comunicativo funzione è direttamente correlata agli aspetti emotivi dei soggetti della comunicazione.

Tutti i tipi di comunicazione aziendale esistenti sono classificati secondo molti parametri. Consideriamo il più popolare tra quelli esistenti.

A seconda del metodo di scambio delle informazioni, la comunicazione aziendale orale e scritta si distingue:

1. I tipi scritti di comunicazione aziendale includono tutti i tipi di documenti ufficiali. Questo può essere un rapporto di riferimento, una nota esplicativa, rapporti e verbali di riunioni, lettere commerciali, una dichiarazione, uno statuto interno di una società, un atto di cancellazione, un ordine, un'indicazione scritta, una descrizione del lavoro e molto altro . Qualsiasi documento ufficiale con firme o sigilli è oggetto di comunicazione aziendale.
2. Negoziazioni, riunioni, riunioni, conversazioni di lavoro, relazioni, riunioni di pianificazione possono essere attribuite al tipo orale di comunicazione aziendale.

Attraverso l'interazione tra i partecipanti, ci sono tipi diretti e indiretti di comunicazione aziendale:

• La comunicazione diretta prevede trattative tra i partner senza l'utilizzo di fondi aggiuntivi, ovvero gli interlocutori sono nella stessa stanza e comunicano faccia a faccia.
• Il contatto indiretto avviene con l'uso dei moderni mezzi di comunicazione: telefono, e-mail, videocomunicazione.
• La comunicazione remota consente di risolvere rapidamente alcuni problemi tra partner di paesi diversi. Ma l'esperienza mostra che le conversazioni faccia a faccia sono le più produttive.

Un'altra classificazione prevede la suddivisione dei tipi di comunicazione aziendale in comunicazione verbale e non verbale:

1. La comunicazione verbale implica l'interazione tra le persone che utilizzano il linguaggio umano. Con l'aiuto dei sistemi linguistici e in base alle intenzioni di una persona, si formano testi vocali. Possono essere sia scritti che orali.
2. L'interazione non verbale tra le persone avviene senza l'uso della parola. Il mezzo di questa comunicazione è la manifestazione esterna di sentimenti ed emozioni: linguaggio dei segni, espressioni facciali, sguardo e capacità motorie del corpo. Sono uniti da un concetto comune: la cinetica.

Oltre alle tipologie, esistono anche forme di comunicazione aziendale, si dividono in monologici e dialogici.

1. Il primo gruppo comprende forme di comunicazione con un partecipante: relazione, appello, discorso di benvenuto, pubblicità. In questo caso, una persona funge da oratore e trasmette alcune informazioni all'ascoltatore. Deve capire chiaramente di cosa sta parlando ed essere in grado di esprimere chiaramente i suoi pensieri.
2. Le forme di dialogo presuppongono la presenza di due o più partecipanti.

Le trattative sono una forma di comunicazione adatta quando si discutono le questioni più importanti e sono:

• verticale - con autorità superiori;
• orizzontale - all'interno dell'organizzazione;
• non autorizzato - cioè non pianificato, svolto dopo la scuola;
• al livello più alto - si incontrano solo le persone con lo status di capi di società interessate;
• al tavolo allargato - una riunione di gruppi di lavoro o commissioni appositamente nominate.

La conversazione, tra le altre forme, ha il carattere più informale e semplificato. interazioni in un ambiente di lavoro. Questo modulo include qualsiasi contatto al lavoro progettato per risolvere un problema. Non tutti hanno il dono di avere una conversazione casuale con i loro superiori al momento giusto e di condurli con tatto alla soluzione dei problemi di interesse.

La discussione o la disputa è il modo per risolvere il problema confrontando punti di vista diversi, spesso opposti. Il risultato di una proficua discussione è l'adozione di un'unica decisione di comune accordo tra le parti, dopo aver ascoltato a turno tutti gli aspetti positivi e negativi. Questa forma di comunicazione ha la colorazione emotiva più vivida, ma negli ambienti economici è consuetudine seguire alcune regole. Gli avversari non dovrebbero parlare a lungo, interrompersi a vicenda.

È consuetudine suddividere il processo di una conversazione d'affari dal suo inizio al raggiungimento di un obiettivo prefissato in determinate fasi o fasi.

Consideriamo ciascuno di essi in modo più dettagliato.

• Preparazione per un appuntamento. In questa fase, è molto importante delineare un piano per la conversazione imminente, per definire chiaramente la gamma di attività necessarie per risolvere i problemi. In anticipo, vale la pena fare domande sull'interlocutore, in base al quale scegliere la tattica della conversazione e gli argomenti necessari. In effetti, il risultato dell'incontro dipende da quanto sarà significativo l'incontro.
• Luogo e segno di tempo per trattative. La definizione di questo parametro dipende dal ruolo degli interlocutori. Solitamente le coordinate delle trattative sono fissate dall'interlocutore superiore. Se l'incontro è su un piano di parità, i partecipanti possono concordare reciprocamente.

• Stabilire e stabilire un contatto con l'interlocutore. Questa fase, per il suo scopo funzionale, è l'inizio delle trattative. Spesso, il primo sguardo o la parola dell'interlocutore aggiungono un atteggiamento inconscio nei suoi confronti e influenzano il desiderio di continuare la conversazione. Durante l'instaurazione del contatto, è importante conquistare l'interlocutore il prima possibile e completare la fase stabilendo un contatto psicologico, il momento in cui tutti i partecipanti alla comunicazione sono pronti per arrivare al punto.
• Identificazione del problema e lo scambio delle informazioni disponibili. In questa fase è importante dare voce a tutte le domande di interesse, indicare la direzione della conversazione, dare una comprensione generale del problema.
• Argomenti a favore della soluzione proposta... La fase di argomentazione è strettamente interconnessa con la fase precedente e da essa scorre fluidamente. Durante questo periodo, è molto importante notare tutti gli aspetti positivi della tua visione della risoluzione del problema, applicare capacità di persuasione, soprattutto se l'interlocutore aderisce a un punto di vista diverso.
• Argomenti contrari. In questa fase c'è l'ascolto delle controargomentazioni dell'interlocutore, che potrebbe non essere sempre d'accordo. È importante ascoltare attentamente e con calma l'interlocutore, per capire l'essenza della sua posizione. Le domande guida ti aiuteranno a capire se l'obiezione è correlata alla mancanza di informazioni fornite.
• Trovare un compromesso nel risolvere il problema. Nel processo di presentazione alternativa di argomenti e proposte, si sta cercando una soluzione che soddisfi tutte le parti coinvolte nei negoziati.
• Il processo decisionale. Questa fase significa l'accordo di tutte le parti con un'unica posizione, arrivando a un denominatore comune.

• Fissazione dei risultati. Tutti gli incontri d'affari si concludono con la firma di una conferma scritta di una decisione congiunta.L'accordo è un riflesso del fatto che l'incontro ha un risultato finale accettabile per tutti.
• Termina il contatto. Dopo aver discusso di questioni importanti, è necessario essere in grado di separarsi adeguatamente dagli interlocutori, magari lasciare un biglietto da visita o chiedere i dettagli di contatto ai partner.
• Analisi i risultati ottenuti. Questa fase è definitiva. È progettato per mostrare come la decisione presa sia stata corretta e redditizia per i partecipanti alla conversazione.

La chiave per un business di successo è una comunicazione aziendale adeguatamente strutturata con i tuoi clienti e partner. Per ottenere ciò, è necessario prendere in considerazione alcune sfumature.

• Devi sempre tenere la situazione sotto controllo. La visualizzazione di emozioni e sentimenti è inappropriata in un ambiente aziendale. Sentimenti di paura e insicurezza possono interferire con il processo decisionale e sentimenti di pietà causati dalla manipolazione dell'interlocutore possono portare alla firma di un contratto non redditizio. La manifestazione di intemperanza e aggressività durante i tipi dialogici di comunicazione, come la discussione, è inaccettabile. Con un partner squilibrato e sempre dubbioso, quasi nessuno vuole avere a che fare.
• Capacità di anticipare i desideri del cliente - un'altra componente importante di una gestione aziendale di successo, perché in qualsiasi attività tutte le attività dell'azienda sono finalizzate a soddisfare le esigenze del cliente. Attenzione e cortesia, un servizio di prim'ordine faranno tornare il cliente.
• Pianificazione e la capacità di distinguere il principale dal secondario. In ogni trattativa, è importante parlare brevemente e chiaramente, senza entrare nei dettagli del secondo piano. Gli uomini d'affari di solito hanno un tempo limitato, quindi non dovresti preparare lunghi monologhi per riunioni importanti.
• I rapporti di lavoro non devono interferire con quelli personali. Anche se una persona è antipatica, ciò non significa che non possa essere utile in senso commerciale. La manifestazione di un atteggiamento benevolo e solidale, un sincero interesse per le argomentazioni dell'interlocutore consentirà un incontro produttivo.
• Onestà e trasparenza delle intenzioni. Durante le trattative, devi comportarti sinceramente, confermando le tue parole con fatti e statistiche. Dopotutto, qualsiasi atto disonesto ai fini di un affare redditizio può minare in modo permanente la fiducia del partner e danneggiare la reputazione.
• Conoscenza delle basi del galateo aziendale.

Il video qui sotto descrive le 5 regole base della comunicazione d'impresa.