Gestione del tempo: definizione, tecniche e apprendimento

Non è affatto necessario possedere una macchina del tempo per gestire correttamente il proprio tempo, ma vale la pena conoscere le regole per la distribuzione delle forze per secondi. Soprattutto per coloro per i quali le parole "il tempo è denaro" non sono una frase vuota, ma un motto di vita. Se sei uno di loro, è fondamentale per te padroneggiare almeno le abilità di base di gestione del tempo.

La gestione del tempo tradotta letteralmente dall'inglese è "gestione del tempo". Ciò non significa che, avendo padroneggiato un'arte del genere, sarai in grado di spostarti nel passato o nel futuro. La funzione principale della gestione del tempo è rendere efficace ogni minuto della tua vita. E non si tratta solo di lavoro, è un intero sistema che somma i tanti elementi della nostra vita. In parole povere, la gestione del tempo determina il nostro programma per il giorno, la settimana, il mese o anche l'anno.

Non pensare che questa definizione e questo concetto siano usati solo negli affari. Anche le casalinghe spesso non hanno abbastanza tempo per completare tutte le faccende domestiche. E spesso questo non accade affatto perché non hanno abbastanza forza, semplicemente non allocano adeguatamente tempo e fatica.

Innanzitutto, la gestione del tempo viene utilizzata per aumentare l'efficienza personale di ogni singolo dipendente nel suo posto di lavoro e, di conseguenza, per aumentare la produttività dell'intera organizzazione, sia essa un impianto di macchine utensili ad alta tecnologia o un salone di bellezza. Per scegliere il giusto tipo di gestione del tempo che verrà utilizzato da questo o quell'individuo, devi prima studiare non solo i suoi obiettivi e obiettivi personali, ma anche le qualità personali, il quadrato degli obiettivi e persino i bioritmi.

Se calcoli correttamente tutte le risorse umane, anche lo specialista più impegnato e richiesto avrà sempre abbastanza tempo sia per il lavoro che per il riposo.

I principi di base del lavoro di gestione del tempo sono distribuire correttamente il carico su te stesso e sul tempo. È necessario evidenziare i compiti principali e sbarazzarsi dei "mangiatori di tempo". Tra i suoi assorbitori ci sono la comunicazione su Internet o in ufficio che non significa nulla per te, la visione di notizie non necessarie o messaggi pubblicitari che arrivano alla tua posta o sotto forma di SMS, numerose pause fumo o pause tè e così via.

Prima di ottenere il tuo programma giusto, devi stabilire delle priorità. L'autore di uno dei metodi più famosi ed efficaci per questo è il 34 ° presidente degli Stati Uniti d'America, Dwight D. Eisenhower. La linea di fondo è la seguente. Dividi tutte le attività pianificate in 4 parti:

• urgente e importante;
• urgente ma non importante;
• importante ma non urgente;
• non urgente e senza importanza.

Per prima cosa, separiamo il grano dalla pula e selezioniamo ciò di cui abbiamo veramente bisogno. Hai davvero bisogno di andare in negozio domani con un'amica per aiutarla a scegliere un regalo di compleanno per sua mamma? Forse può affrontare con calma questa missione da sola? Trascorrerai questo tempo in qualcosa che vale davvero i tuoi sforzi. UN ricorda quante ore hai passato in conversazioni senza senso con lo stesso amico al telefono, e ora immagina quanto avresti potuto fare durante questo periodo.

Quante ore al giorno passi a guardare le foto delle persone che conosci sui social network? Ma questo non è solo il tuo tempo prezioso, ma anche le emozioni che possono essere utilizzate in modo molto più efficace. Lo stesso vale per "stare seduti" a giocare a solitari e altri divertimenti "emozionanti".

È impossibile cogliere l'immensità e per non deprimersi per il fatto che non si fa sempre nulla, inizialmente non alzare l'asticella. Includere nel piano esattamente quanto è realistico da attuare e lasciare sempre un po' di tempo di riserva, in modo che di fronte a ostacoli imprevisti o problemi urgenti, di avere il tempo di far fronte a entrambi.

Prima di intraprendere un compito particolare, decidi l'obiettivo che stai perseguendo. Perché devi pulire il desktop per la quinta volta in una settimana? Sei un sostenitore della perfetta pulizia? È vero o vuoi solo distrarti dagli affari con un panno umido? Perché sei andato a versare il tè per la decima volta in un giorno, volevi davvero berlo o sei stato distratto dai tuoi compiti principali?

Un'altra sfumatura che deve essere presa in considerazione per raggiungere l'obiettivo in tempo è non sopravvalutarlo. Comprendi perché stai intraprendendo un grande progetto. Cosa vuoi ottenere: denaro, fama, onore dai colleghi o promozione. Solo comprendendo qual è il vero obiettivo, puoi motivarti completamente e darti da fare con il lavoro senza essere distratto da cose estranee.

Usa ogni vittoria come carburante per il tuo ulteriore viaggio. Datti "voti" o appendi "medaglie". Se hai chiuso un progetto in tempo o lo hai fatto in anticipo, non affrontare subito il prossimo, goditi il ​​momento "finale", ricorda queste sensazioni e solo allora vai avanti. Ricordati di ricompensarti per un lavoro ben fatto.

Non aggrapparti a tutto. Non hai dieci mani e hai solo una testa. Affrontando più cose contemporaneamente, corri il rischio di non portarne a termine nessuna, almeno non sarai in grado di farlo qualitativamente. È come imparare una poesia e risolvere un problema di fisica allo stesso tempo. Questo, vedi, non è realistico. È lo stesso al lavoro.

E qui in casa, per risparmiare tempo e fatica, alcune cose possono essere combinate. Dopotutto, mentre le patate stanno bollendo o le uova per l'insalata si stanno raffreddando, è possibile pulire la polvere dal davanzale della finestra o aspirare il pavimento in cucina, per esempio.

Non lasciare che la tua attività faccia il suo corso. Fai un piano di lavoro quotidiano. Idealmente, questo dovrebbe essere fatto la sera prima. Quando si pianifica il giorno successivo, non dimenticare che una situazione di forza maggiore può verificarsi in qualsiasi momento. Dovrai portare tua madre in ospedale o andare a prendere tuo figlio a scuola presto. Concediti sempre del tempo per queste "contingenze". Se non ne hai bisogno per queste esigenze, spendilo per attività aggiuntive.

Un altro punto importante. Assicurati di prenderti un po' di tempo per riposare. Le pause sono essenziali. Anche le pause per gli esercizi facili, la pausa pranzo e persino una chiamata al bambino dovrebbero essere incluse nel tuo programma.

Inoltre, è necessario comporlo, tenendo conto dei propri bioritmi... Se sei una persona mattiniera, imposta i compiti più difficili all'inizio della giornata e lascia la seconda metà per attività che richiedono il minimo sforzo fisico, mentale e morale. Se sei un "gufo" e la tua testa inizia a funzionare solo più vicino all'ora di pranzo, allora al mattino fai i compiti più semplici, prendi decisioni importanti quando il tuo corpo è pieno di energia vitale.

La parola "investimento" più spesso significa investimenti finanziari. Investirai in qualcosa che non ti porterà mai entrate? Nessuno darà un rublo all'impianto, che è stato distrutto ieri, perché questo è un investimento morto. È lo stesso con il tempo. Smettila di metterlo dove vola via come un tubo. Un altro talk show con un argomento intrigante è iniziato in TV, spegni lo schermo con urgenza. Chiediti perché hai bisogno di queste informazioni? Solo? Allora perché sprecare il tuo tempo prezioso su questo?

Ha chiamato un'amica e ha ricominciato a parlare del marito idiota? Termina rapidamente la conversazione e consiglia al tuo amico di contattare uno psicologo o di registrarsi su un sito di incontri.

Se segui tutte le regole di cui sopra e non hai ancora abbastanza tempo, prova una delle tecniche che sono state sviluppate in vari momenti sia da specialisti della gestione del tempo che da persone "casuali". Uno dei metodi più diffusi in tutto il mondo è la tecnica del “Pomodoro”. È stato inventato da un normale studente italiano che non ha mai avuto il tempo di prepararsi per gli esami.

Un giorno decise di prendere il controllo di se stesso e del suo tempo. Per fare questo, ho usato lo strumento da cucina più comune: un timer a forma di pomodoro (da cui il nome di una semplice tecnologia). Ha avviato il timer per 25 minuti e durante questo periodo è stato impegnato solo nei suoi studi. Immagina la sua sorpresa, perché letteralmente immediatamente ha avuto abbastanza tempo per prepararsi. Prova a fare lo stesso.

Avvia un timer (sveglia) per un tempo specifico, durante il quale esegui solo un'attività specifica. Né una telefonata, né una notifica di una nuova lettera via e-mail, né altro dovrebbe distrarti da questo compito. Molto presto sentirai che ti stai muovendo verso il tuo obiettivo molto più velocemente di prima.

Sentiti come un casaro che usa un altro popolare metodo di gestione del tempo chiamato Swiss Cheese. Viene utilizzato nel caso in cui non possano iniziare in alcun modo a implementare un grande progetto. In questo caso, si propone di presentare questo stesso progetto sotto forma di un pezzo quadrato di formaggio e iniziare a ricavarne formaggio svizzero con molti grandi fori. Ogni buca è un compito specifico che deve essere completato per ottenere il risultato finale.

Se non sai da che parte partire, prova il primo "buco" che incontri a caso. Fai il minimo sforzo e poi tutto andrà come un orologio. L'unica condizione è non abbandonare ciò che hai iniziato. Lascia che ciò che è stato fatto sembri essere una parte molto piccola di ciò che è stato concepito, ma procedi a qualsiasi fase, avendo solo determinato con precisione che lo affronterai "in una sola seduta". Altrimenti, invece di tanti buchi nel tuo formaggio, otterrai un grande buco, simile a un abisso, in cui cadranno sia il tempo che l'energia.

Segui rigorosamente la regola della scadenza. Il termine ci è venuto dall'America. Tradotto letteralmente, significa "linea morta". Si ritiene che inizialmente questo fosse il nome della linea nella prigione, attraversando la quale il prigioniero fu immediatamente ucciso. In luoghi non così remoti, tali metodi non sono stati utilizzati per molto tempo, ma nell'ambiente aziendale è diventato molto diffuso. Nel mondo moderno, una scadenza è una linea nello spazio temporale che non può essere attraversata in alcun modo.

Questa tecnologia è particolarmente apprezzata da chi lavora da remoto. Non c'è nessuno che li "adatti", quindi devi impostare un quadro per te stesso. Viene spesso utilizzato anche per le persone che svolgono professioni creative: giornalisti o creatori di pubblicità. Tuttavia, la scadenza ha anche una fase intermedia: la linea rossa (tradotta come "linea rossa"). Questo è il periodo in cui devi consegnare il lavoro grossolano: il tempo rimanente è necessario per correggere errori, revisioni e modifiche che il cliente può apportare.

A volte non riusciamo a darci da fare solo perché ci sembra opprimente, come un elefante. Per renderti più facile, dividi il grande volume in piccoli pezzi. Inizia in piccolo.

Ad esempio, devi fare una pulizia generale di una casa di campagna o ristrutturarla. Entrambi suonano minacciosi. E se spezzi il processo in piccoli passi? Crea una tabella in cui la riparazione sarà in alto (pulizia generale), quindi i sottovoci: finestre, porte, pavimenti, mobili e così via. D'accordo, in questo modo il lavoro non sembra più troppo difficile. Pertanto, non fare di una mosca un elefante.

Metodo divino "Kairos". Gli antichi greci consideravano Kairos il dio di un momento felice. Gli esperti nel campo della gestione del tempo hanno deciso che una persona moderna è in arrivo con lui. L'essenza del metodo si riduce a non perdere tempo separato su ciò che può essere combinato con altre cose. Ad esempio, devi comprare un regalo per tua madre l'8 marzo. Decidi dove vuoi farlo e vedi se hai altri affari in questa zona della città in qualsiasi momento presto.

Potresti essere in grado di combinare 3 o 4 obiettivi contemporaneamente in un unico posto (vai in banca per riempire il tuo conto, comprare una novità e così via). Lo stesso vale per le riunioni di lavoro. Prima di andare alle trattative, formula tutte le domande e i suggerimenti che hai accumulato per l'interlocutore. È possibile che basti una telefonata o una riunione all'ora di pranzo per risolverli. E non dimenticare di vedere se hai altre cose da fare dove vai.

Puoi provare tutti i suggerimenti che abbiamo fornito in questo articolo, ma prima dovresti seguire gli esercizi più semplici. Ad esempio, imposta una regola per non riorganizzare l'allarme una volta che suona. In 5 o anche 10 minuti non sarai in grado di dormire, ma potresti essere in ritardo al lavoro, dopodiché sperimenterai una mancanza di tempo durante il giorno e difficilmente sarai in grado di fare tutto.

In generale, non ci sono segreti speciali su come risparmiare tempo. Ecco solo qualche altro consiglio.

• Usa le abilità dei tuoi colleghi o familiari. Condividi il tuo lavoro con loro - delega l'autorità. Il ricercatore junior sarà sicuramente felice di aiutarti e il marito (figlio, figlia) si occuperà abbastanza delle faccende domestiche di base, come portare fuori la spazzatura o comprare il pane.
• Se decidi di fare della gestione del tempo uno stile di vita, è meglio seguire una formazione in un seminario speciale o invitare uno specialista in questo campo in azienda per ottimizzare il flusso di lavoro.

Come bonus per la lettura di questo articolo, ecco un altro trucco di vita per te. Almeno una volta al mese, e preferibilmente settimanalmente, organizza per te una "giornata pulita", che devi trascorrere senza telefono, comunicando via e-mail o in messaggistica istantanea. Questa è un'impresa lavorativa con brevi pause per una pausa, durante la quale devi "ripulire" tutti i casi, se all'improvviso non hai avuto abbastanza tempo per qualcosa entro una settimana (mese).