Matrice di Eisenhower - Usando il tempo giusto

Nella nostra epoca di sviluppo follemente veloce, sembra che il tempo non passi semplicemente, ma voli alla velocità di un aereo supersonico. In un tale ciclo di eventi e giorni, carico di una massa di affari e piani, spesso non possiamo realizzare nemmeno la metà di ciò che è stato pianificato. E voglio essere in tempo per tutto. Come utilizzare correttamente il tempo usando la matrice di Eisenhower, considereremo più in dettaglio.

Il tempo è tutto ciò che abbiamo. Bene o male che viviamo la nostra vita dipende direttamente da come e da cosa trascorriamo il tempo che ci viene assegnato. E chi sogna di poter fare molto sulla propria strada, di regola, impara a gestire efficacemente il proprio tempo. La gestione del tempo (gestione del tempo) non è altro che pianificazione. È quello che aiuta a smettere di preoccuparsi per l'amara sensazione che il tempo sia poco, che manchi gravemente e per questo non c'è tempo per fare nulla.

C'era una volta, il famoso leader militare e politico americano Dwight David Eisenhower, che era anche il presidente degli Stati Uniti, prese seriamente la ricerca di una soluzione al problema della pianificazione efficace. Ed è riuscito a trovare una soluzione a questo problema, ha persino inventato la sua sistema di gestione del tempo.

È successo solo che il cervello umano percepisce più facilmente e meglio le informazioni strutturate, cioè portate in un certo sistema, scomposte in scaffali. Allo stesso tempo, sarebbe bello visualizzare questi scaffali, per renderli visivi, ad esempio, con l'aiuto di una sorta di diagrammi o diagrammi.È questo principio della distribuzione dei casi che sta alla base della matrice di Eisenhower, che è uno dei metodi principali della teoria della gestione efficace del tempo.

La visualizzazione del piano degli affari e delle azioni utilizzando la matrice è molto semplice. Disegna un quadrato su carta, dividilo con due linee perpendicolari in quattro margini uguali. Dovresti ottenere una finestra con un reticolo a forma di croce. Questi campi divideranno i tuoi affari in 4 gruppi, ognuno dei quali dipenderà da segni di importanza/non importanza e urgenza/non urgenza. I campi formati dall'intersezione di linee sono chiamati quadranti (un concetto matematico) e sono indicati come segue:

• Quadrante A (compiti importanti e urgenti);
• quadrante B (attività importanti ma non urgenti);
• Quadrante S (compiti non importanti, ma urgenti);
• Quadrante D (compiti non importanti e non urgenti).

La matrice di Eisenhower ha sia vantaggi che svantaggi. Descriviamo entrambi e iniziamo con i vantaggi.

• Nonostante il suo nome "matrice", che implica qualcosa di complesso, il sistema è in realtà molto facile da capire e da applicare senza alcuna difficoltà.
• Casi, scopi e obiettivi sono divisi in sole 4 categorie, questo aiuta a navigare meglio in essi.
• La distribuzione dei compiti secondo i criteri di urgenza e importanza consente di mettere in secondo piano le questioni non urgenti e non importanti, mettendo così in primo piano quelle importanti e urgenti. Ecco come avviene l'analisi e il filtraggio dei casi. Coloro che non hanno affatto bisogno di dedicare tempo vengono eliminati.
• Il vantaggio principale è che la matrice consente di rendere il dispendio di tempo il più efficiente possibile, il che, a sua volta, consente di completare tutto in tempo.

Ci sono anche degli svantaggi in questo sistema.

• La matrice è inefficace nella pianificazione a lungo termine. È adatto per lo svolgimento di affari correnti o quelli calcolati per il prossimo futuro.
• Quando non ci sono obiettivi giornalieri, non è necessario applicare un tale sistema.
• Per utilizzare la matrice in modo efficace, è necessario distribuire gli obiettivi in ​​gruppi in modo rapido e preciso. Per fare ciò, è necessario capire a quale di loro può essere assegnato il grado "importante", e quali obiettivi non sono molto importanti, quali devono essere completati con urgenza e quali sono facoltativi. Tale formazione richiede tempo, ovvero la matrice non inizia a "funzionare" immediatamente per te, ma questo è un aspetto negativo.
• E, come risultato del paragrafo precedente, potrebbero esserci errori con l'accuratezza dell'assegnazione dei casi a un determinato stato.

Consideriamo più in dettaglio ciascun quadrante della matrice.

Se sei un maestro della pianificazione, il quadrante A sarà vuoto. Se ci sono casi in esso, questo indica la tua scarsa organizzazione. Ammetti l'educazione negli affari dei lavori urgenti e dei blocchi. La ragione di questa immagine è, di regola, la pigrizia.

Oppure potresti avere una priorità errata. Certo, a volte tali situazioni sono accettabili, ma quando questo viene osservato sistematicamente, è semplicemente necessario lavorare sull'autodisciplina personale. Per evitare di "popolare" la moda nel quadrante A, è necessario affrontare tempestivamente i compiti inseriti nei restanti campi.

Ma è ancora possibile creare una piccola lista di cose da fare nel quadrante A. Può essere:

• problemi di salute;
• atti, il cui fallimento può provocare l'emergere di problemi, peggiorare la qualità della vita, minacciare il benessere in famiglia e nel lavoro;
• casi, il cui fallimento complicherà significativamente il percorso verso il raggiungimento degli obiettivi principali o porterà al loro fallimento;
• uscire da varie situazioni di emergenza e di crisi.

Se, tuttavia, hai molti punti in questo quadrante, allora fai tutti i tuoi sforzi per eliminarli. E non dimenticare che l'adempimento di alcune voci dall'elenco di quelle importanti e urgenti può essere riorientato, delegato a una delle persone di fiducia, non è necessario assumersi l'intero onere di tutte le questioni solo su se stessi.Questo approccio ti aiuterà a far fronte più velocemente alla pienezza del quadrante A.

Le osservazioni mostrano che le persone che danno la preferenza alla risoluzione dei problemi del quadrante B diventano le più riuscite, salgono più velocemente sulla scala della carriera, sono le più prospere finanziariamente, non mancano di tempo e vivono una vita armoniosa e appagante. I compiti non urgenti appartengono alla categoria dei più promettenti e prioritari, e se una persona presta la sua attenzione principale a loro, allora tutto va bene per lui.

Va tenuto presente che la mancanza di urgenza nel gruppo B a volte porta a un ritardo nell'attuazione dei punti pianificati e migrano nel gruppo A, dove richiederanno già una risposta rapida. Se risolvi compiti importanti, ma non molto urgenti, gradualmente e regolarmente, questo processo sarà calmo ed efficiente. È necessario affrontare questo tipo di attività in modo responsabile e la mancanza di urgenza consente di controllare completamente l'andamento del caso, portare tutti i dettagli all'ideale, riflettere chiaramente su tutti i passaggi, ottenendo così un risultato produttivo.

La matrice di Eisenhower ci insegna principalmente a stabilire le priorità correttamente. Ciò significa che la cosa più importante nella pianificazione è la capacità di distinguere le cose importanti che ti portano a grandi obiettivi da quelle secondarie. I compiti che devono essere inclusi nel gruppo C non sono importanti, in sostanza, distraggono dagli obiettivi principali del caso, non contribuiscono al progresso, ma, al contrario, rallentano solo il processo di sviluppo. Spesso interferiscono con la concentrazione sul raggiungimento di obiettivi importanti e quindi riducono l'efficacia del tempo passato.

Non confondere le questioni urgenti del campo C, che non sono importanti, con le questioni urgenti del campo A, che sono solo estremamente importanti. Questo, di regola, porta al fatto che ciò che è veramente importante rimane in secondo piano. Un vivido esempio di tale situazione possono essere incontri imposti da qualcuno dall'esterno, che non sono necessari per te, o lunghe conversazioni vuote, andare a feste e celebrazioni, inviti a cui provengono da persone che non ti interessano, alcuni lavori domestici, guasto di elettrodomestici e simili. Sì, questo deve essere fatto con urgenza, ma la soluzione di questi compiti non è una necessità vitale e il loro fallimento non comporta problemi.

Le classi di questo gruppo non danno nulla, al contrario, possono fare del male. Dovrebbero essere provati a rimandarli a più tardi, ed è meglio ignorarli del tutto. Ma devi conoscere il nemico di vista: dovresti certamente fare un elenco di tali "parassiti" nel campo D, perché queste sono le stesse attività che "divorano" il nostro tempo. Sono questi casi che sono così allettanti e attraenti per molte persone per la loro semplicità e promettono di dare relax e piacere, di trascorrere del tempo in dolce beatitudine.

Tali caratteristiche di questi "casi" creano un'enorme tentazione di affrontarli in primo luogo e lasciano, come si suol dire, che il mondo intero aspetterà. Può essere estremamente difficile uscire dal vortice di tali pseudo-casi, poiché trascinano davvero una persona. Ma i tentativi di distruggere l'abitudine di impegnarsi in essi non possono essere abbandonati.

Queste attività includono:

• conversazioni sul nulla, conversazioni vuote e prive di significato (sia al telefono che di persona);
• lo stesso delle conversazioni del paragrafo precedente, corrispondenza in messaggistica istantanea, social network, tutti i tipi di chat;
• guardare film, serial, programmi TV che non portano un carico semantico, distraendo da gravi problemi e casi che causano varie emozioni negative;
• computer e altri giochi (non educativi).

Il riposo per il corpo e per l'anima è senza dubbio necessario, ma ci sono molti altri modi utili per esercitarlo:

• leggere letteratura di qualità;
• visite a mostre, teatri e musei;
• giochi che sviluppano intelligenza;
• corsi in piscina, palestra, gite alle piste di pattinaggio, gite fuori porta nella natura, viaggi, ecc.

Se non riesci a sradicare completamente le attività dannose dal gruppo D dalla tua vita, allora devi almeno cercare di ritardarle, presta loro attenzione solo quando le cose dei gruppi A e B sono completate. Ma cerca di ridurre la quantità di tempo speso il più possibile in attività "vuote"...

C'è un'alta probabilità di attribuire il caso a un gruppo inappropriato. Questo è il problema principale nella costruzione della gerarchia delle nostre priorità. Per rendere più facile affrontarlo, devi imparare a rispondere a due domande usando due parole: "sì" o "no". Ad esempio: "Completare questo caso mi aiuterà ad avvicinarmi al mio obiettivo principale?" La risposta "sì" significa l'importanza del caso, la risposta "no" significa non importanza.

"Se non risolvo questo problema ora, perderà la sua rilevanza domani?" La risposta "sì" indica l'urgenza della questione, la risposta "no" non è l'urgenza. Dopo aver determinato in questo modo la categoria per ogni lezione, fai prima le cose dal gruppo A e poi dal gruppo B.

Il momento migliore per creare una matrice è iniziare un nuovo giorno. Pensa attentamente a quali compiti ti aspettano nel prossimo futuro e scrivili sotto forma di un elenco regolare. Quindi testali utilizzando le domande precedenti e inseriscili nelle caselle in base alle risposte. Non dimenticare di menzionare le cose più piccole e insignificanti che fanno solo perdere tempo.

Il numero totale di attività è determinato da te stesso. Dopo aver suddiviso i casi in apposite categorie, si può scrivere su un quaderno o creare nell'agenda telefonica un solito comodo elenco in ordine decrescente di urgenza e importanza, in modo che i primi della lista siano i casi del gruppo A, i secondi del B, i terzi da C, e da D non devi scriverlo affatto. Ricorda che le attività dei gruppi A e C devono essere delegate a familiari, amici, colleghi o subordinati. Ma gruppo B: queste sono le cose che è importante fare da soli.

Chiunque ne abbia bisogno può utilizzare la matrice di Eisenhower. È un bene perché sarà ugualmente utile a tutti, indipendentemente dall'età e dallo stato sociale: i capi di organizzazioni e imprese, e gli operai e gli impiegati ordinari, le casalinghe, gli studenti e i bambini che studiano nelle scuole.

Diamo un'occhiata a un esempio di come potrebbero essere i registri giornalieri di Eisenhower.

Un insieme di questioni urgenti e importanti:

• guidare l'auto alla stazione di servizio per le riparazioni, poiché ne ho bisogno per lavoro;
• presentare una relazione trimestrale;
• affrontare il problema con una carta di credito.

Un insieme di questioni non urgenti, ma importanti:

• sviluppare un nuovo tema e delineare le principali direzioni del nuovo progetto;
• smettere di fumare;
• imparare l'inglese;
• acquistare un abbonamento a una palestra.

Un insieme di questioni urgenti, ma non importanti:

• vai all'anniversario di San Sanych dall'ufficio legale;
• congratularmi con tutti sui social network il primo giorno di primavera.

Un gruppo di casi non urgenti e non importanti:

• pulire l'armadio;
• smontare le cose sul soppalco;
• guarda la serie;
• gioca con il pappagallo.

L'Eisenhower Matrix può essere paragonato a un sistema di purificazione, un filtro che ti permette di liberarti di cose inutili. All'inizio, potrebbe essere necessario comporlo quotidianamente, ma con l'accumulo di esperienza, inizierai a sentire a livello di intuizione quale attività appartiene a quale categoria. E non appena un tale sistema di gestione del tempo è padroneggiato e impari a usarlo in modo efficace, oltre a distribuire correttamente i casi in quadranti, sentirai immediatamente un'ondata di libertà.Inizierai ad avere tempo per fare tutto in tempo e allo stesso tempo non avere fretta, la tua vita tornerà alla normalità, obiettivi che sembrano irraggiungibili inizieranno improvvisamente a essere raggiunti. E ti sarà garantita la presenza di condizioni eccellenti e di buon umore, energia e vivacità.

La disciplina è la base del successo. Sicuramente hai prestato attenzione a queste persone che non hanno tali qualità, sono in un vortice infinito di "affari" senza fine, facendo sempre qualcosa di vuoto, privo di significato, ma, secondo le loro affermazioni, è impossibilmente importante. E la vista di queste persone è costantemente stanca, sfinita, smarrita, infelice. Sono sempre infastiditi, pignoli e irrequieti.

Se non vuoi essere così e non vuoi evocare solo simpatia e pietà nelle persone, allora devi agire secondo il principio del contrario. Se tutto accade per loro e vuoi risultati opposti, allora devi agire in modi opposti. Vale a dire: mettere in ordine la disciplina, padroneggiare le tecniche di auto-organizzazione, aderire a piani, orari e regimi chiari, capire chiaramente quando e cosa fare e, soprattutto, a cosa serve tutto questo, qual è l'obiettivo. E la matrice di Eisenhower sarà un eccellente assistente per te in queste questioni.

Dopotutto, non per niente la sua fondatrice, di cui porta il nome, è stata in grado di costruire una carriera così vertiginosa e diventare uno dei presidenti più famosi e amati del popolo americano, nonché un capo militare di grande successo. E tutto questo nonostante il fatto che questo grande uomo sia nato in una famiglia povera. Puoi tranquillamente prendere un esempio da queste persone e usare gli strumenti che hanno inventato.