Riepilogo

Suggerimenti per scrivere un curriculum da segretaria

Contenuto

Cosa fa uno specialista?
Struttura
Cosa non è necessario specificare?
Come scrivere una lettera di presentazione?
Campioni

La segreteria d'impresa assume il compito di organizzare le attività del collettivo di lavoro e, in particolare, del capo dell'impresa. Questo è un assistente del capo dell'azienda, quindi ci sono requisiti piuttosto severi per i candidati per questo posto vacante. Soffermiamoci più in dettaglio sulle questioni relative alla stesura di un curriculum di successo per una posizione di segretario.

Cosa fa uno specialista?

Il lavoro di qualsiasi segretaria richiede la capacità di passare rapidamente da un tipo di attività lavorativa all'altra. Questa persona svolge una varietà di compiti, ma tutti mirano ad aiutare la prima persona dell'azienda nel suo lavoro, oltre a risparmiare il suo lavoro e il suo tempo personale. Tradizionalmente, le funzioni lavorative di questo specialista includono lavoro d'ufficio, lavoro con un telefono, centralino telefonico mini-automatico e apparecchiature per ufficio, ridistribuzione delle chiamate, oltre a organizzare riunioni, viaggi d'affari e altri lavori.

Addetto alla reception si occupa della prima accoglienza dei clienti e dei visitatori, della comunicazione telefonica, della ricezione dei fax, nonché del servizio di supporto alle trattative del capo.
Le responsabilità lavorative dell'amministratore include l'organizzazione dell'interazione più efficace dei dipendenti dell'impresa, il mantenimento dell'ordine nello spazio ufficio, la manutenzione delle apparecchiature per ufficio, la fornitura all'ufficio dell'azienda di tutta la cancelleria e gli articoli per la casa necessari.
I compiti di un assistente personale manager sono leggermente diversi. Questo specialista è sempre al corrente degli eventi imminenti.È sulle sue spalle che ricadono sulle sue spalle la programmazione delle riunioni di lavoro del capo, l'adempimento dei suoi incarichi personali e molti altri compiti, che di solito vengono negoziati individualmente in ciascun caso.
impiegato del tribunale di solito attaccato a un giudice: questo dipendente prende parte alle sessioni del tribunale e svolge tutto il lavoro documentario necessario. Il segretario giudiziario si occupa dell'archiviazione degli atti, del trasferimento dei materiali all'ufficio, della tenuta del verbale dell'udienza del tribunale, nonché dell'invio delle citazioni. I requisiti per questa posizione sono molto elevati: il dipendente deve avere una formazione giuridica superiore e un'esperienza professionale di almeno 2 anni.
addetto stampa supervisiona i temi della presentazione del marchio, interagisce con i media, compila una selezione di notizie rilevanti. L'assistente personale accetta tutta la corrispondenza, prepara tutti i documenti aziendali per la prima persona dell'azienda, raccoglie informazioni in un modo o nell'altro relative al prendere decisioni importanti ed esegue anche gli ordini una tantum dal capo.

C'è anche una specificità nelle attività di un assistente notarile, un segretario-traduttore, nonché un dipendente dell'unità educativa della scuola.

Struttura

Qualsiasi curriculum è composto da diversi blocchi. Di seguito sono riportati i consigli su cosa indicare in ciascuno di essi per il futuro segretario.

Responsabilità

In una versione estesa, l'elenco delle mansioni lavorative di qualsiasi segretaria è il seguente:

ricezione delle lettere e delle domande in arrivo, loro ridistribuzione, trasferimento ai responsabili;
accettazione della documentazione per la firma da parte del capo;
rispondere alle telefonate in arrivo e inoltrarle;
organizzazione di trattative commerciali per il capo;
preparazione di ricorsi, lettere e altri documenti su richiesta del capo;
preparazione di riunioni e riunioni di lavoro, raccolta dei materiali necessari, comunicazione a tutti i partecipanti all'evento del luogo e dell'ora della loro tenuta, finalizzazione dei verbali delle riunioni;
fornitura di servizi per l'organizzazione di una riunione degli ospiti del capo;
controllo sull'esecuzione degli ordini dell'amministrazione da parte dei dipendenti della società;
fornire all'amministrazione della società le forniture d'ufficio, le attrezzature d'ufficio e gli altri mezzi necessari per il lavoro, contribuendo al buon lavoro del personale;
accoglienza dei visitatori;
mantenere l'archivio dell'azienda;
organizzazione di viaggi di lavoro per la prima persona dell'azienda: acquisto di biglietti, nonché prenotazione di camere d'albergo;
esecuzione di altri ordini.

Se stai facendo domanda per la posizione di assistente segretario, preparati che l'elenco dei compiti sarà integrato con la verifica dei documenti, la preparazione di revisioni analitiche, la raccolta di materiali per relazioni e discorsi.

Abilità

Il candidato idoneo alla posizione di segretaria deve possedere le seguenti competenze, che possono essere indicate nel curriculum:

lavoro d'ufficio;
condurre conversazioni telefoniche;
incontro e consultazione iniziale dei clienti;
mantenimento della vita d'ufficio;
elaborazione della corrispondenza;
organizzazione di eventi e riunioni d'affari;
gestione del tempo del capo;
conoscenza delle apparecchiature per ufficio e dei programmi per PC da ufficio.

Quali competenze sono prioritarie dipende dal campo di attività dell'azienda... Ad esempio, se hai bisogno di una segretaria per un centro medico, difficilmente avrai bisogno di una profonda conoscenza del lavoro d'ufficio e del flusso di lavoro, è improbabile che tu abbia bisogno della capacità di redigere documenti per ottenere un visto. Questa posizione richiede la capacità di comunicare con i clienti, la conoscenza delle basi della scienza medica, la capacità di comunicare al telefono a grandi volumi.

risultati

I risultati professionali sono importanti per qualsiasi datore di lavoro, tra i più significativi di solito ci sono i seguenti punti:

ottimizzazione del flusso documentale aziendale;
creare un clima di lavoro ottimale in ufficio;
organizzazione di un sistema di interazione tra i reparti;
supporto di viaggio;
coordinamento delle attività di corriere e servizi di pulizia.

Qualità professionali e personali

Una segretaria competente deve possedere qualità importanti come:

apertura alla comunicazione;
responsabilità e attenzione ai risultati;
posizione di vita attiva;
capacità di svolgere compiti in un ambiente multitasking;
la capacità di passare rapidamente da un'attività all'altra;
mancanza di cattive abitudini;
tolleranza allo stress;
accuratezza e scrupolosità;
il desiderio di portare a termine quanto iniziato;
decenza;
la capacità di lavorare con le informazioni personali;
Linguaggio orale e scritto corretto;
buona conoscenza del galateo aziendale;
la capacità di agire in squadra.

Esperienza lavorativa

Se hai già lavorato come segretaria, non sarà difficile per te descrivere la tua esperienza lavorativa. Sarà molto più difficile per quei candidati che cercano lavoro in questa specialità per la prima volta. Tuttavia, la mancanza di esperienza non è un motivo per arrabbiarsi, puoi sempre evidenziare le abilità chiave che possiedi.

Ad esempio, puoi specificare:

buona conoscenza della lingua inglese e spagnola;
possesso di tutti i programmi di base dell'ufficio;
conoscenza delle apparecchiature per ufficio;
Digitazione tattile a 10 dita (300 caratteri al minuto).

Devi sempre evidenziare le tue "carte vincenti" - questo consentirà al datore di lavoro di vedere dove sei forte e interessarsi alla tua candidatura.

Formazione scolastica

Per qualificarsi per la posizione di assistente segretario in un'azienda rispettabile, è necessario disporre di un'istruzione superiore. Tuttavia, l'efficace svolgimento delle proprie funzioni spesso richiede ulteriori corsi e formazioni sul lavoro d'ufficio, l'archiviazione, nonché la formazione sul lavoro con le apparecchiature per ufficio... Negli uffici più piccoli, le segretarie spesso svolgono le funzioni di un avvocato associato o tengono registri contabili. In questo caso, rispettivamente, avrai bisogno di un'istruzione legale o economica.

Quando si richiede la posizione di segretario-amministratore e receptionist, la presenza di un'istruzione superiore non è essenziale.

Cosa non è necessario specificare?

Soffermiamoci un po' di più su ciò che non ha bisogno di essere indicato nel curriculum.

Hobby e hobby... Non è necessario descrivere in dettaglio come ti piace coltivare fiori / lavorare a maglia / ricamare nel caso in cui la tua attività futura non abbia nulla a che fare con questo.
Tutte le esperienze lavorative disponibili. Molte persone iniziano la loro carriera con posizioni come venditore, bidello o donna delle pulizie. Se lavori da più di 10 anni, sarà abbastanza per rimanere in 2-3 posti in una specialità simile.
La segretaria deve avere un aspetto gradevole, quindi è consigliabile allegare una foto al curriculum. Tuttavia, qui non sono consentite sfumature sessuali - limitati a una foto d'identità rigorosa. Le immagini in costume da bagno o in un ristorante potrebbero essere riprodotte in modo errato.

Come scrivere una lettera di presentazione?

Una lettera di presentazione è facoltativa, ma farà comunque una buona impressione su un potenziale datore di lavoro. Non vale la pena ripetere in esso tutto ciò che è scritto nel curriculum stesso. Qui è necessario indicare il proprio interesse per il posto vacante e sottolineare brevemente la presenza di abilità e competenze di baseper aiutarti ad adempiere ai tuoi doveri professionali.

Alla fine della lettera, grazie per il tuo interesse ed esprimi la tua sincera speranza di una risposta.