Chi è un vicesegretario e cosa fa?

La posizione di segretaria è stata a lungo la più ambita per molte donne. In precedenza, di regola, a un tale dipendente non era richiesto praticamente nulla, tranne un aspetto attraente. Tuttavia, ora tutto è cambiato, a volte un tale dipendente è una parte importante della squadra e deve essere pronto a svolgere molte funzioni. Di conseguenza, è spesso molto impegnato con il lavoro. Leggi quali sono queste responsabilità, quali requisiti devono essere soddisfatti per ricevere un'offerta di lavoro, leggi in questo articolo.

La professione di segretaria risale ai tempi dell'Antica Roma. I "segretari" erano i confidenti degli imperatori, uomini di grande influenza politica. Questa professione ha avuto un nuovo inizio durante la prima guerra mondiale, ma significava già svolgere compiti completamente diversi. Finora sono sopravvissuti solo echi del significato originario di "segretario" sotto forma di incarichi come segretario generale e segretario di Stato.

Al giorno d'oggi, la professione di assistente di segreteria richiede lo svolgimento di lavori relativi ai documenti, all'organizzazione del lavoro d'ufficio, alla gestione delle attrezzature d'ufficio e ad altre funzioni. Le capacità comunicative e l'attenzione sono considerate abilità importanti per un assistente segretario. Il prefisso "referente" significa che il dipendente comunicherà con il capo su varie questioni lavorative. È ovvio che la concorrenza tra coloro che desiderano assumere questa posizione è alta, soprattutto nelle grandi aziende o aziende. Le specificità delle competenze che un segretario deve possedere possono talvolta dipendere dal campo di attività dell'impresa.In poche parole, in un'azienda di marketing tecnologico, la segretaria dovrà conoscere le complessità delle trattative commerciali. Tuttavia, questo non è affatto necessario, per ogni azienda tutto è individuale.

Le grandi società di reclutamento sostengono che questa posizione, insieme alla posizione dell'autista e ad altri lavori simili, comporta molti straordinari. Le persone in queste posizioni sono costrette ad adeguarsi al programma dei loro superiori ed essere pronte a lavorare quasi 24 ore su 24, 7 giorni su 7. Oggigiorno stanno guadagnando popolarità le "segretarie virtuali", che svolgono la maggior parte delle funzioni di una segretaria ordinaria per quelle aziende che non hanno l'opportunità di affittare un ufficio o semplicemente non lo fanno a causa del risparmio sui costi. Separatamente, va notato l'importanza dell'aspetto del segretario. La segretaria dovrebbe vestirsi in uno stile professionale, evitare trucchi e acconciature brillanti, sgargianti e inappropriati.

Questo documento contiene tutte le responsabilità relative alle attività del dipendente. Inoltre, la descrizione del lavoro contiene i diritti del dipendente e una descrizione dei requisiti per lui. Questo documento contiene informazioni su chi dovrà sostituire il dipendente durante la sua assenza. Vale anche la pena notare che, se necessario, la descrizione del lavoro può essere rivista e modificata. Questo può accadere nei seguenti casi.

• Modifica delle funzioni del segretario-assistente.
• La comparsa di modifiche nella documentazione dell'organizzazione.
• L'emergere di cambiamenti nella struttura dell'organizzazione.

Di seguito sono elencate le principali responsabilità dell'assistente segretario.

• Spesso, la persona in questa posizione è responsabile di fornire all'ufficio forniture per ufficio. Dovrebbe anche ordinare la spesa, se necessario. La responsabilità diretta del segretario è ordinare un refrigeratore d'acqua e controllarne la pienezza.
• Il segretario-assistente deve prendere le chiamate per il manager e farle “schermare”.
• Deve inoltre organizzare la procedura per l'accoglienza dei visitatori.
• La persona in questa posizione riporta direttamente al CEO della società. Pertanto, la maggior parte delle mansioni svolte sarà correlata alle sue richieste e ai suoi ordini.
• L'elenco delle responsabilità include anche la ricezione e l'invio della corrispondenza ricevuta e inviata, la preparazione di eventuali documenti necessari su richiesta del direttore generale, il controllo dei documenti che il direttore deve firmare.
• Il segretario trasferisce anche le informazioni necessarie dal direttore ai dipendenti e viceversa, chiama i dipendenti al direttore secondo necessità.
• Questo dipendente interagisce spesso anche con il dipartimento amministrativo. A volte può coordinarsi con i dipendenti di questo dipartimento sulla fornitura di forniture e attrezzature per ufficio. A differenza del primo punto sopra descritto, questo punto non è sempre esplicitato nelle descrizioni del lavoro dell'assistente segretario.
• La segreteria deve prenotare i biglietti aerei e le camere d'albergo nel caso in cui il direttore o altri dipendenti si rechino in trasferta.
• In alcune organizzazioni, il segretario è tenuto a informare la direzione e/o altri dipendenti delle imminenti celebrazioni, compleanni e festività dei dipendenti. A volte questo viene fatto da uno specialista delle risorse umane.
• Ogni giorno il segretario deve preparare l'ufficio del direttore per l'inizio di un nuovo giorno: accendere la luce, le apparecchiature dell'ufficio (stampante, computer e così via), preparare i documenti necessari.

Il segretario-assistente deve essere responsabile del flusso dei documenti e non ha il diritto di divulgare informazioni riservate. Tale dipendente è responsabile della sicurezza dei documenti e della loro tempestiva presentazione alle autorità. Il segretario è responsabile dell'inadempimento dei doveri prescritti nella descrizione del lavoro, vale a dire del mancato adempimento delle sue funzioni lavorative, comprese le violazioni come il ritardo. Un dipendente può avere problemi se è negligente nel lavorare con la documentazione.

Si assume la responsabilità della divulgazione di informazioni riservate che appartengono alla categoria dei "segreti commerciali". È fatto divieto al dipendente di danneggiare l'inventario, in particolare i mobili fornitigli o appartenenti all'azienda. Il segretario ha la responsabilità di trattare i dipendenti in modo scortese o scortese. Poiché comunica con tutti gli altri dipendenti quasi quotidianamente, il segretario dovrebbe essere non conflittuale e diplomatico.

Innanzitutto, il segretario-assistente ha il diritto di richiedere vari documenti di cui ha bisogno per lavorare da vari dipendenti. Il segretario può distribuire le telefonate ricevute a seconda della loro importanza a sua discrezione. Lo stesso vale per la procedura di ricezione dei visitatori presso la reception. Può anche chiedere spiegazioni ai dipendenti in caso di violazione disciplinare. Il segretario-assistente ha accesso anche a documenti classificati come "riservati".

Solo l'amministratore delegato può licenziare o assumere tale dipendente, e non il capo di un dipartimento o dipartimento, come in altri casi. Lo stesso vale per l'imposizione di rimproveri. Il segretario può dare suggerimenti alla direzione per migliorare la gestione dei documenti o le pratiche di gestione. Può anche ottimizzare alcuni flussi di lavoro. Come qualsiasi altro dipendente, ha il diritto di chiedere la creazione di condizioni di lavoro confortevoli e può anche chiedere spiegazioni verbalmente ai dipendenti che violano la disciplina del lavoro.

Di norma, l'operato del segretario è valutato sulla base della sua diligenza ed efficienza. Quindi, altre abilità sono secondarie. Il dipendente deve essere in grado di comunicare con le persone, negoziare, tenere un discorso ben pronunciato. Deve essere in grado di risolvere vari problemi organizzativi, utilizzare i programmi di Microsoft Office: Excel, Power Point, Word e altri.

Non ci sono requisiti rigorosi per l'istruzione, così come per la specialità ricevuta. Tuttavia, ci deve essere un'istruzione, anche se secondaria specializzata. I laureati in giurisprudenza sono preferiti per il fatto che la maggior parte del loro lavoro è legato alla tenuta dei registri. Gradita esperienza lavorativa di almeno 1 anno. Un'alternativa all'esperienza lavorativa può essere la partecipazione a corsi di formazione per segretarie.

Nelle aziende straniere, un futuro dipendente potrebbe essere tenuto a conoscere una particolare lingua straniera. Il segretario dovrebbe essere in grado di esprimere correttamente i suoi pensieri, scrivere e comporre documenti senza errori grammaticali.

La domanda per questa professione è grande. Di norma, tali attività sono più adatte a giovani professionisti che si sono recentemente laureati presso istituti di istruzione. Questa attività è una grande opportunità per conoscere la struttura del lavoro dell'azienda. Si ritiene che in questa posizione si possano acquisire buone capacità di un futuro buon manager. Poiché il segretario-assistente svolge una vasta gamma di compiti, è un dipendente importante e necessario anche per le aziende più piccole.