Professione segretaria dattilografa

Le macchine da scrivere sono scomparse dall'uso e sono andate al museo, ma la necessità di una persona che raccolga documenti, li metta nelle cartelle giuste, incontri i visitatori e risponda alle telefonate non è andata da nessuna parte. Nell'articolo ti parleremo della professione di "segretario dattilografo" nel mondo moderno: le sue caratteristiche, i requisiti e dove sono necessari tali specialisti oggi.

Una segretaria dattilografa è una delle posizioni di segreteria junior. Sebbene oggi questo specialista non lavori più su una macchina da scrivere, ma su un computer, il nome è stato mantenuto non solo per tradizione, ma anche per sottolineare la natura performativa dell'opera. (a differenza delle posizioni amministrative e di segreteria di grado superiore - vicedirettore, segretario-assistente, impiegato, capoufficio).

Le informazioni sulla professione, le mansioni svolte sono contenute in due documenti:

• "Libro di riferimento delle qualifiche unificato delle posizioni di dirigenti, specialisti e altri dipendenti" - abbreviato in EKS (precedentemente chiamato ETKS);
• standard professionale "Specialista nella gestione organizzativa e documentale dell'organizzazione".

La priorità per l'applicazione è lo standard professionale. È adattato alle specificità del mercato moderno, contiene una descrizione più completa e dettagliata delle funzioni lavorative.

Lo standard professionale classifica la posizione del segretario-dattilografo al 3° livello di qualificazione - cioè, i suoi compiti comportano il controllo del lavoro da parte di uno specialista senior, un minimo di decisioni indipendenti e funzioni manageriali.

Il compito principale del segretario-dattilografo è un insieme di testi e documenti, riproduzione e sistematizzazione delle informazioni secondo un modello (scansione, copia, ribattitura documenti, compilazione moduli standard, smistamento corrispondenza, registrazione documenti in entrata e in uscita).

Come ogni professione, la professione di segretaria dattilografa ha le sue caratteristiche:

• il lavoro è caratterizzato da una natura piuttosto stressante, mentre il dipendente deve essere in grado di svolgere un lavoro monotono di dattilografia, e comunicare con le persone, essere il volto e la voce dell'azienda.
• non esiste un elenco rigido dei compiti: il segretario esegue vari ordini del capo;
• questa posizione è un ottimo inizio di carriera e un'opportunità per acquisire esperienza utile per un futuro manager;
• il lavoro è considerato femminile (questo si riflette anche nel titolo), sebbene i segretari maschi non siano meno richiesti;
• l'abilità principale è quella di costruire correttamente le relazioni con la squadra e per niente la velocità della digitazione.

Sulla base dei requisiti generalizzati dello standard professionale, in ciascuna organizzazione viene sviluppata una descrizione del lavoro interno, il documento principale che regola i diritti e gli obblighi del dipendente.

È in questo documento che viene determinato l'elenco delle funzioni svolte da un dipendente in una particolare organizzazione. In un'istruzione tipica, la funzionalità può semplicemente ripetere le corrispondenti disposizioni dello standard (in precedenza la sezione "Responsabilità" era spesso completamente copiata dal CEN). Di solito, le istruzioni hanno i seguenti punti:

• stampa vari materiali nella direzione della testa;
• organizza le conversazioni telefoniche del capo.

Se necessario, gli elementi possono essere specificati, specificati e l'ambito delle responsabilità può essere ampliato o ridotto rispetto allo standard, se le specifiche dell'organizzazione lo richiedono. Ad esempio, per la segretaria dattilografa della scuola, possono essere indicati i punti che organizza il rilascio di certificati che confermano il lavoro o lo studio presso la scuola, tiene un registro degli studenti. E in un'azienda commerciale, queste possono essere disposizioni sulla tenuta di un registro di viaggio dei corrieri e sul rilascio di certificati pertinenti.

Lo standard professionale stabilisce i requisiti minimi per la nomina di un segretario-dattilografo - per questo è sufficiente un'istruzione secondaria completa.

I corsi specializzati saranno un ulteriore vantaggio. Inoltre, né il CEN, né lo standard professionale limitano in alcun modo i requisiti per il certificato di completamento di tali corsi. Pertanto, puoi scegliere qualsiasi programma di formazione per segretarie da un vasto elenco di proposte di centri di formazione pubblici e privati.

Sebbene la segretaria dattilografa non richieda un serio background educativo e conoscenze accademiche, ha bisogno di un ampio set di abilità pratiche:

• abilità informatiche sicure, conoscenza dei programmi per ufficio, capacità di lavorare con apparecchiature per ufficio, alfabetizzazione, velocità di battitura rapida;
• la capacità di lavorare con la documentazione nell'ambito delle proprie competenze - conoscere le regole per la redazione di documenti standard, lettere di servizio, regole per lo smistamento e la registrazione della corrispondenza e altri documenti;
• capacità di comunicazione sviluppate, capacità di costruire relazioni con partner, clienti, dipendenti, conoscenza dell'etica e del galateo della comunicazione aziendale, regole per lavorare con dati riservati e proprietari;
• conoscenza delle norme che regolano il lavoro.

Uno specialista deve avere non solo competenze professionali, ma anche alcune qualità personali: deve essere fiducioso, educato, emotivamente stabile, essere in grado di navigare rapidamente nella situazione, risolvere i conflitti, lavorare sia in modalità multitasking che in modalità di lavoro di routine, avere un'elevata auto-organizzazione, attenzione, responsabilità.

In precedenza, le segretarie dattilografe lavoravano negli uffici macchine. Oggi il lavoro di questo specialista è più richiesto nelle seguenti organizzazioni:

• nelle strutture statali, amministrative;
• nelle istituzioni educative (scuola, college, università);
• in studi legali, avvocati privati, notai;
• negli archivi.

Inoltre, un posto vacante può essere aperto in qualsiasi altra organizzazione. Allo stesso tempo, nelle aziende private, la posizione può essere chiamata non solo il segretario-dattilografo, ma anche il segretario-amministratore, il segretario alla reception, il segretario.