Le sottigliezze della comunicazione aziendale per telefono

L'arte della comunicazione d'impresa è un aspetto importante della negoziazione e non ha perso la sua rilevanza per molti anni. L'intensità delle comunicazioni commerciali per telefono aumenta di anno in anno. E con lo sviluppo delle comunicazioni mobili, sta diventando uno dei principali modi di comunicazione. È importante conoscere le complessità e le regole della comunicazione aziendale per esercitare le capacità di conversazione telefonica.

Il telefono svolge un ruolo importante nel mondo moderno, perché ci aiuta a comunicare con familiari, amici, colleghi, dirigenti e partner commerciali.

Quindi, durante una conversazione con una certa cerchia di persone, una persona applica il metodo di comunicazione appropriato e, ad esempio, non condurrà mai un dialogo con il suo capo, come con un caro amico. In questa situazione viene applicato un tipo di comunicazione più formale.

L'etichetta aziendale dovrebbe essere utilizzata anche dai dipendenti che conducono sondaggi di opinione pubblica, ricevono chiamate dai clienti o conducono conversazioni telefoniche. Spesso sono le conversazioni telefoniche di successo che diventano la chiave per buoni rapporti d'affari. E anche l'immagine dell'azienda può dipendere interamente dalla capacità dei dipendenti di condurre dialoghi telefonici competenti.

Al giorno d'oggi, la maggior parte delle chiamate viene effettuata tramite dispositivi mobili. Quando si utilizza questo strumento di comunicazione, è necessario seguire alcune regole.

• Spegni sempre il telefono o impostalo in modo che vibri durante un incontro di lavoro con un cliente, al cinema o a un seminario.
• Un dispositivo mobile è più sensibile ai suoni rispetto a un telefono fisso. Pertanto, in una situazione in cui, essendo in un luogo pubblico, è necessario condurre una conversazione personale senza interferenze esterne, puoi semplicemente parlare a bassa voce e l'interlocutore ti ascolterà sicuramente.

• Non mettere una suoneria troppo alta sul telefono. Può spaventare gli altri.
• Cerca di essere breve. In presenza di terzi, la conversazione non dovrebbe durare più di 30 secondi, altrimenti c'è il rischio di sembrare scortese di fronte a una persona. Se sussistono validi motivi per una conversazione telefonica, ad esempio la malattia di un parente o una transazione importante, i presenti dovrebbero essere informati della situazione.
• Evita le conversazioni telefoniche durante un pranzo di lavoro. Se c'è un'urgente necessità di rispondere alla chiamata, allora dovresti lasciare il tavolo e parlare in un luogo meno affollato.

Una comunicazione telefonica etica è essenziale per il funzionamento efficace di un'azienda. La cultura delle conversazioni telefoniche è un tipo speciale di comunicazione aziendale. La conoscenza delle regole dell'etichetta aiuterà a rafforzare i rapporti commerciali e ad aumentare la redditività dell'organizzazione.

• È necessario salutare la persona con cui sta arrivando la conversazione telefonica. Le frasi più adatte per questo sono le frasi associate all'ora del giorno ("Buongiorno", "Buon pomeriggio" o "Buona sera").
• Durante una conversazione telefonica di servizio, è importante monitorare la propria intonazione. Per non alienare l'interlocutore, è necessario parlare educatamente e con calma, evitando emozioni inutili.

• Dopo il saluto, si consiglia di presentarsi e indicare il proprio nome, titolo e organizzazione.
• Se chiami una persona, vale sempre la pena chiarire se è conveniente per lui parlare in questo momento.
• Gli standard etici richiedono di alzare il telefono dopo il secondo o il terzo squillo.
• Durante la conversazione, non fumare, mangiare o bere.
• Se il chiamante è interessato a un altro dipendente dell'organizzazione, la conversazione deve essere reindirizzata a lui o attivare la funzione di attesa.
• In una situazione in cui hai sbagliato numero, devi scusarti con l'interlocutore e salutare immediatamente senza fare domande inutili.
• Non chiamare mai la mattina presto, durante la pausa pranzo o prima della fine della giornata.
• La segretaria o l'assistente possono effettuare o rispondere alle chiamate al posto del direttore.

• Puoi chiamare il numero personale del tuo partner o cliente solo a condizione che sia lui stesso a fornirti i suoi contatti. Ma nei fine settimana e nei giorni festivi, tali chiamate sono vietate.
• Ci sono momenti in cui una conversazione viene interrotta a causa di una cattiva connessione. In questa situazione, la persona che ha chiamato per prima dovrebbe richiamare.
• Non trascinare la conversazione. Una lunga conversazione può diventare noiosa e piena di risentimento. Se la comunicazione è stata ritardata e lo scopo della conversazione non è stato raggiunto, puoi richiamare il cliente il giorno successivo o organizzare un incontro personale.
• Dopo la fine della conversazione, si consiglia di ringraziare l'interlocutore e di salutarlo educatamente, dopo aver chiesto in precedenza se ha domande. Questa semplice azione completerà la conversazione e incoraggerà un'ulteriore collaborazione.

Dovresti prepararti con cura per una conversazione telefonica ed eseguire una serie di azioni specifiche. Diamo un'occhiata più da vicino ai punti principali.

• Vale la pena chiamare l'interlocutore solo dopo che è stato elaborato un chiaro piano di conversazione. Per escludere dettagli minori, puoi realizzare schizzi grafici o schematici.
• Annota le domande importanti da ricordare di porre durante la negoziazione.
• Preparare i documenti di cui potresti aver bisogno nel processo di comunicazione (corrispondenza, relazioni, contratti).

• In anticipo, scopri dall'interlocutore un periodo di tempo conveniente per effettuare una chiamata.
• Per registrare le informazioni ricevute, prepara un quaderno o un diario.
• Scopri l'elenco generale delle persone che parteciperanno alla conversazione per rivolgerti a loro per nome e patronimico.
• Prima di comporre il numero, prova a sintonizzarti su uno stato d'animo positivo, quindi il tuo stato emotivo, ovviamente, dovrebbe causare la disposizione dell'interlocutore.
• Quando si effettua una conversazione telefonica, considerare la sicurezza delle comunicazioni in ufficio, perché informazioni preziose possono cadere nelle mani dei concorrenti.

Ci sono anche punti che dovrebbero essere eliminati e non consentiti nella prossima conversazione telefonica.

• Non è necessario discutere di affari con una persona sconosciuta o casuale. Meglio prendere un appuntamento personale.
• Non è consigliabile chiedere una decisione a una persona che non ha l'autorità per farlo o la pensa diversamente. Può dare il suo consenso al telefono, anche se si opporrà a questa decisione.
• Non dovresti esprimere richieste se non sei sicuro che l'interlocutore sia d'accordo con te e voglia aiutarti.

Il ruolo del telefono nella comunicazione aziendale è duplice. Molto spesso distrae dai compiti urgenti svolti durante la giornata, ma allo stesso tempo velocizza la soluzione di molti compiti. Ecco perché è necessario apprendere i principi delle conversazioni telefoniche che contribuiscono al suo utilizzo più efficiente.

È molto importante padroneggiare la tecnica della comunicazione aziendale per i dipendenti, le cui specificità sono nelle conversazioni telefoniche con potenziali clienti. Molte aziende cercano di stabilire un contatto con il chiamante fin dalle prime parole per renderlo un vero cliente.

Le aziende competono utilizzando diversi modi per attirare i clienti. Una fase importante nella promozione dei servizi è la vendita telefonica e, pertanto, i gestori devono condurre dialoghi con i clienti correttamente e con tatto, altrimenti i contratti redditizi andranno ai concorrenti.

I seguenti suggerimenti possono aiutarti ad avere successo nelle tue telefonate di lavoro.

• Ti consigliamo di chiamare la persona che ti ha fornito qualsiasi servizio utile. Le parole di gratitudine sono molto importanti per la futura cooperazione.
• Sorridi sempre quando conduci una conversazione. Il tuo sorriso e il tuo ottimismo saranno sicuramente sentiti dall'abbonato.
• Durante il processo di negoziazione, cerca di prevedere il corso della conversazione dell'interlocutore.
• Non usare mai volgarità o un linguaggio colloquiale. Questo è contrario alla cultura della comunicazione.
• Usa espressioni e termini che il chiamante capirà.
• Non coprire il ricevitore con la mano mentre si parla in parallelo con qualcuno. Pertanto, si manifesta la mancanza di rispetto per l'interlocutore.
• Spiega la tua posizione con sicurezza e precisione, perché la precisione è la cortesia dei re.

• È importante negoziare rapidamente, rispondendo alle domande poste senza ritardi o proposte confuse. Una pausa può essere giustificata solo quando lo specialista è impegnato nella ricerca della documentazione necessaria per le trattative. Se la pausa è prolungata, la persona ha tutto il diritto di interrompere la comunicazione.
• Nei momenti di comunicazione telefonica, reale o virtuale, devi essere estremamente educato. Gridare e parlare ad alta voce è considerato una violazione dell'etica.
• Dì addio all'interlocutore correttamente, poiché la fine abile della conversazione non è meno significativa della parte principale del dialogo. Puoi dare all'interlocutore l'opportunità di essere il primo a riagganciare. Quindi, concluderai la conversazione su una lunghezza d'onda amichevole.

Naturalmente, è necessario avere una buona dizione per comunicare correttamente al telefono.Per rendere il tuo discorso più espressivo e la tua voce piacevole, usa le lezioni nel seguente video.