Etica e regole base della comunicazione d'impresa

La comunicazione aziendale è un modo di comunicazione tra le persone nel processo di svolgimento di attività imprenditoriali o nell'esecuzione di mansioni lavorative. Cioè, questo è un tipo di comunicazione che è associato al processo di produzione di un prodotto o alla fornitura di qualsiasi servizio e non è associato alle relazioni personali o sociali tra le persone.

Le comunicazioni commerciali civili si basano sull'osservanza da parte dei suoi partecipanti di alcune regole e norme non scritte che contribuiscono al raggiungimento degli obiettivi fissati dalle parti e al mantenimento di buoni rapporti commerciali tra di loro, necessari per un'ulteriore interazione reciprocamente vantaggiosa.

La principale differenza tra i rapporti d'affari e qualsiasi altro è la loro regolamentazione. Ciò significa la presenza di determinati confini nelle relazioni, determinati dalle tradizioni culturali, dai principi morali umani universali e dai requisiti dell'etica professionale.

L'etica della comunicazione d'impresa è una delle componenti dell'etica generale, che ha tutte le caratteristiche di quest'ultima. In senso generale, questo concetto può essere visto come una sorta di portafoglio di idee sulla moralità, le sue norme e regole, che sono guidate dalle persone nelle relazioni tra loro nel processo delle attività produttive.

I principi fondamentali dell'etica aziendale sono:

• ricevere benefici dal numero massimo di partecipanti al rapporto d'affari;
• garantire il medesimo accesso per tutte le parti del rapporto all'oggetto del rapporto d'affari.

Nella comunicazione d'impresa, c'è sempre una contraddizione molto netta tra le norme etiche e l'essenza stessa dell'attività imprenditoriale, che gli uomini d'affari risolvono in modi diversi. In ogni caso, questa decisione si riduce a una delle posizioni principali:

• L'essenza della posizione pragmatica o del principio dell'utilitarismo è che etica e affari sono concetti incompatibili. La cosa principale è raggiungere gli indicatori di massimo profitto con qualsiasi mezzo. Gli imprenditori che aderiscono a questo punto di vista cercano di evitare di parlare di moralità, obblighi sociali e standard etici.
• La posizione civile o il principio dell'imperativo morale si basa sul fatto che è l'etica che può aiutare a massimizzare i profitti, ampliare o rafforzare i contatti commerciali, introdurre e rafforzare regole etiche di condotta nella società nel suo insieme, che non possono che contribuire alla ulteriore prosperità degli affari.

L'etica aziendale oggi utilizza conoscenze provenienti da vari campi (etica, psicologia, organizzazione scientifica del lavoro).

Ci sono diversi compiti principali dell'etichetta:

• La presenza di determinati standard di condotta stabiliti e la necessità di rispettarli semplificano la procedura di comunicazione sia con altre organizzazioni che all'interno del collettivo di lavoro, poiché è molto più rapido e semplice lavorare secondo modelli generalmente accettati. Osservando l'etichetta aziendale, i partecipanti alla comunicazione hanno un'idea chiara di cosa aspettarsi l'uno dall'altro.
• L'etichetta contribuisce a mantenere normali relazioni con i rappresentanti dell'ambiente esterno dell'organizzazione, nonché a creare un ambiente di lavoro nel team.
• Mantiene anche il comfort morale di ogni partecipante alla comunicazione. Nella vita umana, la stabilità mentale è spesso più importante del comfort fisico. L'esistenza delle regole dei rapporti professionali contribuisce alla ricezione della soddisfazione lavorativa di una persona.

I principi di base dell'etichetta aziendale si basano sul fatto che quando si prende una decisione, è necessario fare in modo che i limiti dell'azione siano combinati con i valori morali degli altri partecipanti alle comunicazioni e possano essere coordinati con i loro interessi. Allo stesso tempo, il coordinamento dovrebbe avere un obiettivo moralmente giustificato, per il cui raggiungimento dovrebbero essere utilizzati solo strumenti eticamente rilevanti.

Ci sono diversi principi di base:

• Interpersonale. Qualsiasi comunicazione, anche d'affari, avviene tra persone con le loro caratteristiche personali. E nonostante il fatto che la comunicazione tra loro abbia un orientamento professionale, la relazione interpersonale influenzerà ancora il processo di interazione.
• Continuità. L'essenza di questo principio risiede nell'inizio di un contatto costante da parte dei partecipanti alla comunicazione, se si trovano nel campo visivo l'uno dell'altro. Partendo dal fatto che le persone comunicano mezzi sia verbali che non verbali, condividono costantemente determinate informazioni tra loro, a cui ogni partecipante alla comunicazione dà il proprio significato e trae le proprie conclusioni.
• Intenzionalità. Ogni interazione ha un obiettivo specifico o più obiettivi. Tuttavia, possono essere espliciti o impliciti. Quando si parla a un pubblico, l'oratore ha l'obiettivo esplicito di trasmettere un certo materiale al pubblico e uno implicito, ad esempio per dimostrare al pubblico la sua notevole intelligenza ed eloquenza.
• Multidimensionalità. Tale principio presuppone che nei rapporti d'affari non vi sia solo lo scambio di informazioni, ma anche la regolamentazione del rapporto tra le parti. Cioè, nell'interazione professionale, i suoi partecipanti si trasmettono l'un l'altro il loro atteggiamento emotivo, che funge da regolatore dei loro legami commerciali.

Sulla base dei suddetti compiti e principi di etica aziendale, è possibile formulare regole etiche professionali, che sono ugualmente necessarie per l'osservanza da parte dei dipendenti ordinari del team, nonché del manager o del proprietario dell'impresa.

Sono uno degli strumenti chiave per il successo in una professione o in un'impresa:

• Precisione e puntualità. Nell'ambito di una relazione professionale o commerciale, dovresti cercare di non arrivare mai in ritardo al lavoro, a una riunione o a un incontro di lavoro. Dopotutto, il grado di rispetto e fiducia in una persona che continua ad aspettare tutto il tempo e allo stesso tempo fa perdere tempo agli altri sta rapidamente diminuendo. Una tale qualità da parte degli altri parla dell'incapacità di adattarsi al ritmo moderno della vita, dell'inaffidabilità. È anche importante valutare il tempo degli altri e non portarlo via per conversazioni inutili senza il loro permesso.
• Organizzazione efficace dello spazio di lavoro... Un posto di lavoro può parlare molto del suo proprietario. È chiaro che se viene tenuto in ordine, lo stesso si può dire dei pensieri di una persona. Inoltre, consente di risparmiare notevolmente tempo di lavoro. Dopotutto, potrebbe volerci molto tempo per trovare il documento necessario sul desktop ingombra di carte.
• Comunicazione educata e rispetto per gli altri... Nei rapporti di lavoro è importante rispettare e sforzarsi di capire l'interlocutore, per potersi mettere al suo posto e guardare la situazione attraverso i suoi occhi. Insulti e umiliazioni in ambito professionale sono inaccettabili, così come urla, espressioni "forti" e maleducazione. Devi essere in grado di agire non solo nei tuoi interessi. Allo stesso tempo, non dovresti mostrare un eccessivo altruismo. Questo tipo di comportamento può indicare una morbidezza eccessiva.

• Aspetto adeguato alla situazione. Dovresti sempre ricordare che l'aspetto è una parte importante della comunicazione aziendale. La cosa principale nell'immagine non è la presenza di attributi costosi, ma pulizia e pulizia. Se in ufficio viene adottato un certo stile di abbigliamento, è meglio attenersi ad esso in modo da non causare atteggiamenti negativi nei confronti di te stesso sia dalla direzione che dai colleghi.
• Attitudine al lavoro... Se un dipendente è focalizzato sui risultati, questo ha un effetto positivo sia sulla sua carriera che sull'efficienza dell'azienda. L'atteggiamento di "noncuranza" non è mai credibile. Con tali dipendenti, l'azienda difficilmente può sperare di raggiungere i suoi obiettivi.
• Gesti sobri. Non dimenticare il tuo spazio personale. L'etichetta aziendale non accetta il contatto tattile tra i partecipanti alla comunicazione. Baci e toccarsi non sono ammessi. L'unica cosa che può succedere è una stretta di mano. Vale anche la pena ridurre al minimo vari gesti ed espressioni facciali, perché possono facilmente identificare allusioni o incertezze. La schiena dovrebbe essere tenuta dritta, lo sguardo dovrebbe essere fermo e i movimenti dovrebbero essere chiari.

• Regole per tutti. Il galateo aziendale è lo stesso per tutti, uomini e donne. Una donna d'affari può anche stringere la mano al suo interlocutore. Allo stesso tempo, non può flirtare, lanciare sguardi inequivocabili o fingere di esserlo.Le caratteristiche del carattere di un partecipante a una relazione d'affari non dovrebbero essere rese pubbliche. Rigore e moderazione sono le regole base da seguire in un ambiente di lavoro.
• Rispetto della gerarchia... Nella comunicazione d'impresa non è il genere che viene in primo piano, ma il principio della gerarchia. Cioè, lo status di un dipendente è determinato dal suo posto nella carriera. Il rispetto della subordinazione è una delle regole più importanti nei rapporti d'affari.
• Relazioni all'interno del team... Raggiungere gli obiettivi fissati dall'azienda è impossibile senza un team efficace. Una buona squadra si costruisce sulla giusta interazione tra i suoi membri (rapporto paritario, assenza di "preferiti" e "vittime", inammissibilità dei rapporti personali).

• Riservatezza... I dipendenti dovrebbero essere in grado di mantenere informazioni riservate, segreti ufficiali, non diffondere sullo stato delle cose in azienda, monitorare la protezione dei dati personali.
• Tono commerciale nelle lettere... Nella corrispondenza inviata per conto dell'azienda, o in risposta a qualsiasi documento, è necessario attenersi alle regole della corrispondenza commerciale.

In una società tradizionale in relazione ai valori e alle norme dell'etichetta aziendale nell'organizzazione esistono diversi tipi di comportamento umano:

• "Disciplinato" - un dipendente dedito all'organizzazione che accetta pienamente le norme di comportamento in essa accettate e si comporta in modo da non creare un conflitto di interessi (proprio e dell'azienda).
• "Adattamento" - un dipendente che si comporta secondo le norme generalmente accettate in azienda, ma non ne accetta i valori. Nonostante il fatto che un tale dipendente segua le regole, non può essere definito leale e fedele all'azienda. In condizioni estreme per lui, potrebbe benissimo commettere un atto contrario ai valori dell'azienda.
• "Originale" - un tipo di dipendente che condivide i valori dell'azienda, ma le norme di comportamento stabilite in essa sono inaccettabili per lui. A questo proposito, tale persona potrebbe avere conflitti con la direzione e i colleghi. L'adattamento di successo di un tale dipendente è possibile solo se l'azienda, in via eccezionale, gli consente di non seguire le norme generali.
• "Ribelle" - un dipendente per il quale sono estranei sia i valori che le regole stabilite nell'organizzazione. Nonostante gli avvertimenti, abbatte le barriere e entra costantemente in conflitto con gli altri a tutti i livelli della gerarchia. La necessità di aderire a determinati schemi è percepita negativamente da lui. La ragione di ciò potrebbe essere una riluttanza a comprendere l'importanza delle norme e dei valori aziendali e la mancanza delle competenze necessarie per questo.

Le peculiarità della comunicazione, condizionata da doveri professionali o necessità aziendali, dipendono dal livello in cui o tra quali livelli della gerarchia manageriale essa avviene. Consideriamo separatamente ogni tipo di interazione.

Il contenuto principale delle regole etiche nella comunicazione tra un subordinato e un leader si riduce a alcuni punti salienti:

• Il subordinato con il suo comportamento dovrebbe contribuire a mantenere un'atmosfera psicologica confortevole nella squadra e aiutare il suo capo in questo.
• Un tentativo da parte di un subordinato di guidare il capo sarà considerato una manifestazione di inosservanza del principio gerarchico e mancanza di rispetto. Il subordinato ha il diritto di esprimere la sua opinione al manager, ma nella forma corretta e tenendo conto della sua posizione.
• Non è consentito un tono categorico quando si comunica con la direzione.
• Contattare un supervisore è considerato inaccettabile.

Le caratteristiche della categoria delle relazioni verticali dall'alto verso il basso sono determinate dalla regola: devi costruire relazioni con i subordinati nel modo in cui vorresti che fosse la relazione con il leader.

Il capo deve:

• sforzarsi di creare una squadra coesa, sforzandosi di raggiungere obiettivi comuni;
• scoprire le ragioni delle difficoltà che sorgono nel processo dell'attività professionale;
• richiamare l'attenzione dei subordinati sugli ordini della direzione che non sono stati da loro eseguiti;
• apprezzare i meriti dei propri subordinati;
• fidati dei tuoi subordinati;
• ammettere i propri errori;
• trattare tutti i dipendenti allo stesso modo.

Il gestore non può:

• criticare la personalità del dipendente;
• fare commenti di fronte ad altri subordinati;
• mostrare ai dipendenti che il manager non ha il controllo della situazione.

L'essenza delle regole di galateo riguardanti la direzione della relazione orizzontalmente risiede nell'osservanza del principio dell'empatia, cioè nel presentarsi nei panni del proprio collega.

Alcuni esempi di etichetta a livello di dipendente-dipendente sono:

• chiamare i colleghi per nome, perché il percorso per costruire amicizie passa attraverso il nome della persona;
• sorridi e sii amichevole con i colleghi;
• prova ad ascoltare i colleghi, non solo te stesso;
• trattare ogni dipendente come una persona;
• trattare i colleghi nel modo più imparziale possibile;
• cercare di condividere le responsabilità quando si eseguono compiti comuni;
• non fare promesse irrealistiche.

Imparerai ancora di più sulle più importanti abilità di comunicazione aziendale nel seguente video.