Fasi della comunicazione aziendale

Le capacità comunicative sono una delle condizioni più importanti per la comunicazione di successo tra le persone, lo scambio di informazioni e il raggiungimento del risultato desiderato. L'etichetta aziendale è entrata in uso dall'avvento delle relazioni di mercato. Molte culture gli danno una nicchia separata nelle relazioni tra le persone, elevandole al rango di cerimonie. E questo porta i suoi frutti, perché il galateo aziendale aiuta a stabilire un contatto con un partner e il successo di un'impresa dipende in gran parte dal comportamento delle persone durante una riunione di lavoro.

A differenza della normale comunicazione di tutti i giorni, la comunicazione d'impresa ha i suoi principi chiari ed è finalizzata al raggiungimento di un obiettivo specifico attraverso l'accordo e l'adempimento degli obblighi. L'ambiente aziendale consente di allacciare nuovi contatti utili, da cui dipende il successo dell'attività intrapresa. Ma non sempre i futuri partner possono simpatizzare l'uno con l'altro e trovare un terreno comune.

Il contatto commerciale riguarda l'ottenimento di profitti. A parità di altre condizioni, il vincitore è colui che ha le conoscenze e le regole dell'etichetta aziendale. È facile seguire l'esempio dell'interazione di due uomini d'affari, uno dei quali conduce facilmente e naturalmente l'interlocutore alle conclusioni di cui ha bisogno, e il secondo non ha capacità di comunicazione aziendale né oratoria ed è costretto a perdere più e più volte opportunità di business redditizie ancora.

Pertanto, la comunicazione aziendale è un sistema di competenze che include un'intera gamma di comportamenti comunicativi:

• cultura della comunicazione (adottata in un determinato paese);
• oratorio;
• etica aziendale (norme e regolamenti);
• psicologia delle relazioni;
• la logica della costruzione del discorso (orale e scritto);
• Immagine;
• timbro di voce e intonazione.

Nel mondo moderno, la comunicazione aziendale si presenta in molte delle sue forme contemporaneamente:

• Conversazione d'affari È una comunicazione orale o virtuale tra colleghi o partner, finalizzata alla discussione di problemi aziendali. Molto spesso, si svolge una conversazione tra partecipanti nella stessa area aziendale, che comprendono le specifiche di questo dialogo, sono in grado di mantenere una conversazione su un argomento professionale ristretto.
• Incontro di lavoro - una discussione chiaramente diretta, i cui compiti includono la risoluzione dei problemi organizzativi attuali, l'analisi delle informazioni a disposizione dei partecipanti, la costruzione di una linea di comportamento ulteriore, l'assunzione e l'analisi delle decisioni.

• Corrispondenza di lavoro - si tratta di comunicazione ufficiale tramite lettera commerciale, escludendo ogni manifestazione di familiarità o gergo. Una lettera commerciale è un documento contenente un messaggio ufficiale e redatto secondo tutti gli standard di corrispondenza commerciale. Di norma, sia in formato cartaceo che elettronico, il modulo di lettera commerciale è dotato di un logo, dati dell'indirizzo dell'azienda o dell'istituzione. Inoltre, le lettere commerciali seguono un certo markup sulla pagina.
• Discorso pubblico - interazione tra l'oratore e il pubblico. Questo tipo di comunicazione aziendale è impegnativo e richiede capacità di parlare in pubblico. L'oratore dovrebbe essere il più competente possibile nella domanda da esprimere e avere le capacità del discorso oratorio, per interessare e convincere il pubblico. Per il tipo di presentazione del materiale, un discorso pubblico può essere informativo (relazione), incoraggiante (agitazione), persuasivo (discorso solenne).

Comprendere le specificità e l'importanza della comunicazione aziendale porta alla conclusione che può e deve essere appresa.

Il rispetto delle regole del galateo aziendale è necessario per la costruzione di rapporti commerciali di successo tra partner commerciali, colleghi, diplomatici di diversi paesi. La cultura e il comportamento aziendale possono essere sorprendentemente diversi l'uno dall'altro, ma ci sono norme di comportamento generalmente accettate che ogni persona che si rispetti deve rispettare, indipendentemente dall'appartenenza a una particolare società.

• Puntualità. Nell'ambiente degli affari, il detto "Il tempo è denaro" è rilevante, quindi, essere in ritardo per le riunioni e far aspettare l'interlocutore è il colmo dell'immobilità.
• Obbligo. L'adempimento degli obblighi assunti è la base di una buona reputazione, senza la quale è impossibile un'interazione di successo nell'ambiente aziendale.
• Riservatezza. La capacità di mantenere i dati riservati, di mantenere i segreti aziendali è una delle condizioni per la fiducia reciproca e la piena collaborazione.
• Atteggiamento rispettoso... Il rispetto per l'interlocutore, la capacità di ascoltare, di essere imbevuti di quanto detto dispone a se stessi, apre ampie opportunità di stabilire un contatto. Questa abilità è utile anche quando si interagisce con dipendenti e subordinati.

• Autostima. Per quanto riguarda la percezione di sé nel processo di comunicazione, bisogna saper trovare un "mezzo aureo". Rispondi con calma alle critiche o ai consigli, ma anche per non farti manipolare, per poter reprimere con dignità i tentativi di pressione, per riportare la conversazione sulla retta via.
• Oratorio. Capacità di esprimere chiaramente i tuoi pensieri, trasmettere il significato del discorso all'interlocutore, senza intasare le frasi con parole inappropriate e senza togliere il pensiero dall'argomento della conversazione. Questa capacità non è data a tutti per natura, quindi è necessario dedicare tempo all'arte di parlare in pubblico nella tua formazione.
• Alfabetizzazione. La chiarezza del discorso dipende in larga misura dall'alfabetizzazione di una persona e la capacità di scrivere senza errori è un must in un ambiente aziendale.
• Aspetto esteriore. Nel mondo moderno esiste già un codice di abbigliamento stabilito (codice di abbigliamento), che presuppone una certa forma di abbigliamento per visitare un luogo di lavoro, eventi, organizzazioni o istituzioni. Di solito si tratta di abiti da lavoro per uomo e donna, un set standard di gioielli e accessori. Nel caso della prima visita a una particolare organizzazione o evento sconosciuto, dovresti informarti in anticipo sul codice di abbigliamento accettato.

Nella struttura della comunicazione aziendale, si possono distinguere quattro fasi, la cui sequenza ti consentirà di ottenere il massimo effetto nelle trattative.

Qui la prima impressione è di primaria importanza. Quando ci si prepara per un incontro con un interlocutore, sarà utile lavorare con le informazioni in anticipo: la cerchia di interessi dell'interlocutore, l'ambiente e le peculiarità della sua cultura, regole e tradizioni che sono importanti per l'interlocutore. Questo ti farà sentire più sicuro e rispettoso dei tratti della personalità del tuo partner.

Le prime frasi correttamente costruite sono la chiave per il successo di ulteriori comunicazioni. Devi iniziare attirando l'attenzione e la disposizione dell'avversario su di te. Ciò aiuterà la consueta cordialità umana, cortesia, manifestazione di cortese interesse per la persona dell'interlocutore, la pronuncia del suo nome.

Nel processo di discussione dei compiti, è necessario sintonizzarsi con l'interlocutore sulla stessa "onda". Questo risultato può essere ottenuto osservando attentamente lo stato emotivo del partner o l'atmosfera emotiva generale all'interno del gruppo, quando si tratta di negoziare con il pubblico.

Conoscere i tre principali canali di percezione ti aiuterà a sintonizzarti con l'interlocutore: vista, udito e cinestetica (questo include tatto, olfatto, posizione del corpo, gesti ed espressioni facciali).

Concentrazione diretta sull'argomento dell'incontro, discussione di problemi e compiti. L'obiettivo di questa fase è raggiungere un accordo che sia il più soddisfacente per entrambe le parti.

Nella terza fase vengono utilizzate diverse fasi, di cui l'essenza del contatto consiste:

• identificare le motivazioni e gli obiettivi dell'interlocutore;
• mantenere l'attenzione: è importante vedere il filo conduttore della conversazione, senza deviare o saltare da un argomento all'altro;
• argomentazione e persuasione: utilizzata in caso di divergenze di opinione;
• fissare il risultato è un momento critico in una conversazione in cui è necessario completare la comunicazione su un determinato argomento, indipendentemente dai risultati, questa sensazione interiore arriva con l'esperienza e dipende dall'osservazione, dalla capacità di catturare chiaramente i minimi cambiamenti nello sfondo emotivo dell'interlocutore.

L'impressione generale dell'incontro si forma nell'ultima fase della comunicazione aziendale ed è registrata in modo più vivido nella memoria. Pertanto, la capacità di concludere correttamente una conversazione può essere un fattore determinante in un'ulteriore cooperazione.

Per sapere come comunicare magnificamente, guarda il prossimo video.